杭州电子科技大学信息工程学院档案实体分类号编制方案
一、分类目的
档案实体分类，是以我院的全部档案为分类对象，依据学院工作职能，结合档案构成的内容、特点进行统一分类，使我院的全部档案在实体上构成一个统一的科学的类别体系，解决档案实体编目和排架管理问题，实现档案实体编号、排架检索的规范化、科学化，促进学院档案工作整体管理水平的提高，更好地发挥档案的作用，为学院各项工作服务。
二、分类原则
(一)逻辑性
分类必须符合逻辑学划分规则。
1、同一次分类划分只能采用一个划分标准，不能同时使用两个或两个以上的标准；
2、各个子类的总和必须等于母体的全体，即下位类的外延之和必须等于上位类的外延；
3、同位类目之间界线清楚，互不相容，不能你中有我、我中有你，互相交叉和包容；
4、划分必须分阶段、分层次循序进行，不能跳跃。
总之，各个大小类目按概念的从属关系、并列关系组织起来，形成一个脉胳贯通、层次分明的逻辑体系。
(二)整体性
应把学院档案作为一个整体来认识，分类必须保持档案之间的有机联系，保证产生于同一活动领域、记录和反映相同工作内容、性质的档案的系统完整。
(三)稳定性
档案实体分类构成的类别应适用相当长时期，并有扩充性。既能对现有的全部档案按职能活动和内容性质特点建立类别体系，又能对今后可能增加的档案内容留有增设类目的余地。
(四)实用性
分类是管理档案的一种手段，是整理档案的中心环节，因此，分类必须符合实用原则。
1、按分类体系组织的馆藏，既符合系统化要求，又充分考虑库房的利用率；
2、分类层次不宜过多，类目设置不宜过细、过繁，要易记、易认，便于归类和管理，便于检索、调档和信息开发。
三、类目设置
遵循分类原则，根据学院档案产生的领域，结合档案记述的内容和形成规律，我院档案设十二个类目，即党群、行政、教学、科研、基建、设备、产品、出版、外事、财会、声像、实物。对一级类目进行扩展，体现一级类目具体内容的二级类目设置，根据不同一级类目内档案形成规律和内容特点的不同，采用不同的划分标准。党群、行政类的二级类目按职能设置；科研、基建、产品类按项目设置；设备类按设备拥有单位名称设置；教学、外事、出版、财会、声像类按档案内容和事物类型设置。其中教学类的个别二级类目不能清楚地体现其内容的，就扩展到三级类目，声像类的因增加了载体代号且内容又较多，则扩展到四级类目。
我院档案实体类目设置如下：
dq 党群
11 党务综合（分党委、总支、直属支部综合材料入此）
12 纪检（纪律、监察、审计机构合一时，材料入此）
13 组织
14 宣传教育（学生思想政治工作材料入此）
15 统战（民主党派材料入此）
16 工会（教代会、妇女工作材料入此）
17 团委（学生社团材料入此）
xz 行政
11 行政综合（学院评估、院史和系、所等单位综合材料入此）
12 人事（师资工作材料入此）
13 监察、审计（纪律、监察、审计机构合一时，材料入纪检）
14 武装、保卫
15 公共事务
16 档案、图书、文博
17 后勤、产业
18 网络信息
19 采购
20 疫情防空文件
21 资产
jx 教学
11 综合
12 学科与实验室建设
13 招生
14 学籍管理考生名册、学籍变更材料、学生奖惩、本科生学籍卡
15 课堂教学与教学实践教学计划、课程安排、校历表、课表、试题
16 学位委员会材料、学位清册、本科生优秀论文
17 毕业生相关材料
18 教材
19 计算机学院
20 文理学院
21 经济学院
22 机械工程学院
23 电子工程学院
24 管理学院
25 马克思主义学院
ky 科研
11 综合
12 科研项目
13 科研获奖材料
14 科研书籍
15 科研论文
16 科研涉密项目
17 竞赛材料
jj 基建
11 综合
12、13… …n 单项工程
sb 设备
11 综合
12 设备项目
cp 产品
11 综合
12 产品项目
cb 出版
11 综合
12 高教研究等材料
ws 外事
11 综合
12 出国（境）材料
13 来校相关材料
14 国际合作与会议
15 外国留学生工作
ck 财会
11 综合
12 会计报表
13 会计帐簿
14 会计凭证
15 工资清册
sx 声像
sx11 照片
11 党政
11 综合
12 上级来院活动（视察、座谈、现场办公等）
13 党代会、教代会、团代会、学代会等重大会议
14 重大纪念日、院庆等活动
15 授聘名誉职务、称号
12 教学
11 综合
12 历届毕业生的毕业合影、优秀毕业生照片、培训班
13 学生参加实习、军训、社会实践、社会调查及各种竞赛活动、奖学 金设立及颁奖大会。
13 科研
综合、科研成果、学术交流、学生科研
14 外事
出访、来访、外籍教师
15 基建
各个时期的校园环境材料。包括：校门、校牌、大楼、宿舍等建筑物和校园风光、重大项目的开工、奠基、落成典礼和学院建设规划、模型
16 文体
运动会、文艺演出、各种展览、其它。
17 获奖材料
各类先进集体、先进个人、成果奖。
18 人物
历任院长、党委书记；博士生、硕士生导师等名人及骨干教师；其他(追悼会入此)。
sx12 光盘
sx13 录像带
sx14 录音带
sw 实物
11 作废公章
12 校徽
13 奖牌
14 纪念品