杭州电子科技大学信息工程学院
档案管理规定
第一章 总 则
第一条 为了加强对学院档案工作的领导，搞好科学管理，更好地为各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学院档案管理办法》(27号令)和《高等学院档案实体分类法与高等学院档案工作规范》，结合我院工作实际，特制定本规定。
第二条 我院的档案是指在党群、行政、教学、科研、基本建设、财务会计、设备管理、产品生产与科技开发、外事、出版等工作过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的文件材料、实物史料。
第三条 我院形成的各类档案，是全院师生员工劳动智慧的结晶，又是国家和学院的宝贵财富。学院对档案实行统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，以利开发利用。各部门必须定期向院档案馆移交档案，任何个人不得将档案材料据为己有或借故拖延归档。
第四条 学院档案工作是学院工作的组成部分，是衡量学院教育质量和管理水平的一个重要尺度，是维护学院历史真实面貌的一项重要工作，是一项科学文化事业。各部门必须加强档案工作的领导和管理，对文件材料的形成、积累、整理、归档工作，要列入各单位和有关人员岗位责任制，实行部门和科研课题组立卷归档制度。做到“三纳入”、“四同步”：纳人学院规划和计划，纳入管理制度，纳入有关人员职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
第二章 管理体制和任务
第五条 按照集中统一管理的原则，学院设档案馆。院档案馆为直属事业单位，对全院档案实行统一管理，有关部门、学院、院办公司经批准可设分室。分室档案业务受院档案馆和行政主管部门双重领导。
第六条 院档案工作由一名院领导负责分管，各有关部门、二级学院由一名领导具体负责本部门的档案工作，并设兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作，并把做好档案工作，纳入有关人员的职责范围，作为检查工作、考核干部的重要内容之一。
第七条 院档案馆的基本任务是：
一、贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全院档案工作；
二、制订本院档案工作规章制度，监督、指导、检查全院各部门执行情况；
三、负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全院各类档案及有关资料；
四、开展档案的开发利用工作；
五、配备必要的现代化管理设备，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源；
六、参加档案工作协作、学术研究和交流活动；
七、建立、健全学院档案工作网络，培训全院专(兼)职档案工作人员；
八、开展档案宣传工作和利用者教育与咨询活动。
第八条 实行部门立卷制度，部门档案工作的任务是：
一、学习和执行上级有关档案工作方针、政策和学院档案工作的规章制度；
二、做好本部门档案的形成、积累和平时立卷工作，按要求定期向档案室移交归档；
三、党委宣传部设声像分室，统一保管其摄制的、具有保存价值的有关教学、科研生产和学院重大活动的录像带、影片等，每年造具新增目录，一式二份，一份留存，一份交档案馆；
第九条 档案专兼职人员要努力提高政治与业务素质，忠于职守，严守机密，钻研业务，踏实细致，热心服务，保证工作任务的完成。
第三章 文件材料的形成和归档
第十条 各类文件材料的形成、积累、整理、归档是确保档案完整、准确、系统的基础。各部门和课题组兼职档案人员应按工作程序，进行文件材料的形成、积累，工作结束时，进行整理、立卷，按归档要求，经本部门负责人审查合格后归档。
第十一条 对于个人在从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载体的文件材料，必须按规定向各部门或课题组兼职档案员移交，任何个人不得将档案材料据为己有。
对于个人在非职务活动中形成的重要文件材料，档案馆通过征集、代管等多种形式进行管理。对向学院档案馆捐赠珍贵档案的个人，学院予以奖励。
第十二条 学院对科研成果、产品试制、基建工程、贵重仪器设备等进行鉴定、验收时必须有档案馆专职档案员或所在部门兼职档案员参加，会同有关业务部门对应归档的文件材料加以审查签署意见，以确保归档的文件材料完整、准确、系统。
第十三条 文件材料的归档范围：
一、党群类：主要是指院党委、纪检、组织、宣传、统战、工会、团委在工作过程中形成的有保存价值的文件材料；
二、行政类：主要是指学院行政、人事、监察审计、武装保卫、公共事务、产业、图书、档案等在工作中形成的有保存价值的文件材料；
三、教学类：主要是指全日制本、专科生、成人教育在教学管理、教学实践和教学研究等活动中形成的具有保存价值的文件材料；
四、科研类：主要是指科研综合管理和各科研课题从科研准备到成果鉴定及推广应用全过程形成的文件材料；
五、基本建设类：主要是指基建综合管理和各项工程项目(包括新建、扩建、改建、维修等)全过程形成的文件材料；
六、仪器设备类：主要是指仪器设备综合管理和各种国产与国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、说明、维修和改进工作中产生的文件材料；
七、出版物类：主要是指学院编辑出版的学报、院报及其他刊物的审稿单、原稿、书样及出版发行记录等；
八、外事类：主要是指外事归口管理和学院有关人员出席国际学术会议(含在国内举办的)、出国（境）访问、考察、讲学、合作研究、进修及学院聘请的外籍、港澳专家与教师在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；学院派出国（境）留学、接受外国（境）留学生形成的文件、学籍材料；授于中、外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等；
九、财会类：主要是指财务管理和会计活动中直接形成的文件材料；
十、声像类：主要是指院领导重要活动，上级领导来院视察，兄弟单位来院参观访问，学院各方面重要工作、重要会议、重大事件和重要纪念活动等的照片(包括底片)、光盘、录像带、影片及有关文字材料，以上各类的具体归档范围可详见各类档案的归档范围；
十一、实物类：主要是指学院各类重要活动、外事活动中形成的重要实物等档案资料。
第十四条 归档要求：
一、实行由文件材料形成单位和科研课题组立卷、主管业务部门统一归档的制度；立卷人应按文件材料自然形成的规律和便于利用的要求，进行系统整理组卷，并编写页号或件号，输入卷内目录、填写备考表，拟定案卷标题，注明密级和保管期限；
二、归档的文件材料应格式统一，质地优良，声像清晰，符合规范和标准的要求；填写的字迹要工整，禁用圆珠笔、铅笔和纯蓝墨水，可用计算机打印；
三、文件材料整理立卷后，由立卷人向单位的兼职档案人员移交，兼职档案人员将案卷，经本单位负责人审查签字后，拟制移交清单，向院档案馆移交；
四、凡由几个部门或二级学院合作完成的项目，由主办单位立卷归档；
五、重要的、利用频繁的档案材料，可复制副本随原件一同归档，以便保护原件。
第十五条 归档时间：
一般要求在次年六月底前归入档案馆，具体归档时间按照分类档案管理实施办法执行。
第四章 档案的管理与保管
第十六条 对入库的档案做到分类科学、排架合理、整理系统、保管安全、统计正确、利用方便。
第十七条 严格执行安全和保密制度。档案库房、阅览室、办公室三分开，添置必要设备，要有“八防”措施，经常检查档案保管情况，确保档案安全。
第十八条 已归档的档案材料，需要补充、更改时，必须由有关部门的负责人审核签署意见，交档案馆归档。
第十九条 定期检查档案情况，学期结束前全面清点，发现破损、变质的档案，及时修补和复制，并作出记录。
第二十条 部门撤销、合并和人员调动时，必须办理档案和文件材料的交接手续，不得私自带走和销毁档案材料。
第二十一条 对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计，及时上报有关报表。
第二十二条 做好档案管理的各项基础工作和档案计算机管理开发研制工作，逐步实现档案的标准化、规范化的现代化管理。
第二十三条 学院档案工作经费，应单独立项，列入学院预算，统筹解决。
第二十四条 建立档案借阅制度，按档案密级，履行审批手续。借阅人在指定地点查阅，不得随意拆卷、抽取涂改、损毁或转让他人。
第五章 档案的开放与利用
第二十五条 除有特殊规定的以外，学院档案馆应将保存的档案，按照《档案法》、《高等学院档案管理办法》和国家、学院有关规定，向全院和社会公布和开放，持有合法证明的单位和个人，都可利用已开放的档案。属下列情况之一的档案，不对外公布：
一、 涉及国家秘密的；
二、 涉及专利或者技术秘密的；
三、 涉及个人隐私的；
四、 档案形成部门规定限制利用的。
第二十六条 档案馆要编制各种必要的检索工具、参考资料和统计资料，逐步实现档案计算机检索，努力开发档案信息资源，积极主动做好提供利用服务。
第二十七条 开放和利用档案必须遵循以下原则：
一、本院工作人员因工作需要，查阅已公开的档案材料，或查阅本人承办部分的未公开档案材料，经办理查阅登记手续，均可查阅；
二、查阅本部门其他不予公开的档案，须经本部门负责人或课题组负责人签字；
三、查阅其他部门不予公开的档案，除须经本部门负责人同意外，还须经档案馆馆长同意，方可查阅。查阅其他未公开的科研项目档案，除须经该课题组负责人或作者本人同意外，还需经科研处长同意，方可查阅；
四、院党政会议记录，须经党政办主任或档案馆长同意签字，重要的须经书记、院长批准，方可查阅；
五、为方便利用，本院工作人员查阅本部门形成的档案和可以公开的档案，可通过电话进行查询；
六、院外单位查阅已公开档案，凭本单位介绍信、出示本人证件；查阅未公开档案，由档案馆根据有关规定办理；因特殊需要，查阅有保密内容的档案，按学院保密档案管理办法办理；
七、个人查阅与本人有关的职称、学历、学籍等可以公开的档案，凭个人证件即可；
八、凡摘录、复制未开放的档案，应经馆长或经馆长授权的档案管理员同意；档案管理人员应进行认真核对，出具证明并盖章；
九、学院档案馆应当为师生员工和社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用，用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用；对于复制档案资料的，可以收取复制费。
第二十八条 未经学院授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布学院档案。院档案馆是学院出具档案证明的唯一机构。
第六章 档案的鉴定和销毁
第二十九条 档案鉴定工作在主管院长领导下，由档案馆、有关业务部门和院保密部门组成鉴定小组。其职责是调整密级和保管期限，提出销毁无保存价值档案的意见，写出鉴定情况报告。
第三十条 档案保管期限分为永久、长期和短期。划定的原则是：
一、凡是反映学院主要职能部门活动、基本历史面貌和各项工作，具有长远利用查考价值的档案，列为永久；
二、凡是在一定时间内学院进行各项工作需要利用查考的档案，根据情况可列为长期或短期；长期为10年至30年，短期为10年以上；
三、介于永久与长期或与短期之间的档案，一律从长划定。
第三十一条 销毁档案，应造具清册，经主管院长批准后，鉴定小组指定两人以上去造纸厂进行监销，批准人、监销人都要在销毁档案清册上签字。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第七章 考核、奖励和处罚
第三十二条 学院建立档案工作检查、考核和评估制度，对档案工作成绩突出的单位和优秀的档案工作人员（专、兼职）给予表扬和奖励。
第三十三条 对违反《中华人民共和国档案法》的行为，要按照《中华人民共和国档案实施办法》规定的程序和处理方法予以处罚。
第八章 附 则
第三十四条 学院依据《中华人民共和国档案法》、《高等学院档案管理办法》（27号令）、《高等学院档案实体分类法与工作规范》等上级文件和本规定，制定党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、外事、出版、财会、声像、实物类档案的具体管理办法。
第三十五条 本规定自发布之日起执行。本规定由院档案馆负责解释。
