各二级学院、部门：
为认真贯彻落实《中华人民共和国档案法实施条例》要求，确保学院各类档案及时、准确、规范和完整归档，根据《高等学校档案管理办法》和《杭州电子科技大学信息工程学院档案管理规定》文件精神，现就做好2024年学院档案归档工作的有关事项通知如下。
一、加强组织领导，提高档案工作责任意识
各二级学院、部门要高度重视档案归档工作，严格落实档案工作责任制，切实将档案工作纳入年度工作计划，保持政治素质过硬、业务能力较强的专（兼）职档案员稳定性，加强业务指导和监督检查，确保本单位归档范围内档案收集齐全、规范整理、及时归集，任何内设机构和个人不得拒绝归档或者据为己有。
学院档案馆要认真组织落实好本年度档案归档工作，及时了解、督促、检查、指导各学院、部处做好文件材料的积累和归档。
二、注重业务学习、明晰文件材料归档范围
各二级学院、部门专（兼）职档案员要认真学习最新出台的《档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》以及相关专项档案管理办法，全面熟悉《杭电信工学院各单位文件材料归档范围和保管期限（2024）》（见附件），提高档案管理业务水平，明晰本单位归档范围。
本年度需归档材料主要包括：2023年度由学院各归档单位业务活动形成或处理完毕的各类文件材料，以及照片（包括毕业生合影）、录音、录像、光盘，证书、奖状、奖牌、奖杯、锦旗，获赠的书画、工艺品及其他有纪念意义的物品等声像、实物类材料等，具体以各单位归档范围为参照。涉密档案及学院内部工作档案，按上级及学院相关保密规章制度执行，另行单独归档。
三、实行“预立卷制”、完善归档工作移交流程
按照预立卷工作的有关要求，各二级学院、部门专（兼）职档案员要按文件材料的形成规律，加以系统整理，并把要归档的文件材料的题名录入到《杭电信工档案管理系统》中（网址： http: //10.130.5.251:8080），在系统中直接提交预审，经档案馆专职人员确认合格后，再利用系统打印出档案移交目录（清单），与档案馆专职档案员办理档案移交手续。各二级学院、部门档案移交目录（清单）必需由本单位档案工作负责人签字确认，与送交的档案一并归档。
四、做到规范整理，确保档案保管留存质量
1.各二级学院、部门兼职档案员在整理本单位档案材料时，请对照本部门、学院的年度工作总结，确保年度各类工作归档材料的齐全。二级学院和各部门形成的文件，其正文、附件、发文稿头、底稿、请示、批复、形成时间、印章要齐全，以维护档案的真实性、成套性。
2.各二级学院、部门归档的声像材料必须是原版、原件，图像清晰，同时须提供相关文字说明（包括：事由、时间、地点、人物、背景和摄影者、录制人等）。
3.各学院归档的本科生学籍档案按照2019年教务处、档案馆下发的《关于2019年本科生学籍档案归档工作的通知》要求。
五、归档时间安排
1.2023年度党群行政类档案在6月30日前完成归档工作；
2.2024级新生录取名册在11月底前完成归档；
3.科研、基建等专题性、成套性档案，一般在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档；
4.财会档案在会计年度终了后暂由计划财务处保管三年，期满后在次年六月底前归档； 
5.声像、实物档案随时归档。
六、联系人及联系电话
联系人：钟海雁 谢珍珍 联系电话：0571-58619127
地 址：图书馆103室
特此通知
杭州电子科技大学信息工程学院
档案馆
2024年4月11日
杭电信工学院各单位文件材料归档范围和保管期限（2024）.docx